Top Learnings aus der CORONA Krise

Auch wenn die CORONA-Krise noch lange nicht vorbei ist, haben sich dennoch viele Unternehmen längst auf die neue Situation eingestellt. In den letzten 2-3 Monaten (Stand Ende Mai 2020) haben sie viel in ihrer Arbeitsweise ändern müssen und ihre Arbeitsprozesse den neuen Anforderungen angepasst. Doch diese Anpassung der Arbeitsprozesse und vor allem der internen und externen Kommunikation, war alles andere als einfach und selbsterklärend. Die Herausforderungen, mit denen unsere Kunden plötzlich konfrontiert waren, konnte keiner vorhersehen! Oder vielleicht doch?

In diesem Blogartikel wollen wir der Frage auf den Grund gehen, welche Lehren in Bezug auf die Strukturierung und Optimierung der Arbeitsprozesse, der internen und externen Kommunikationswege, der notwendigen IT-Infrastruktur und der digitalen Transformation gezogen wurden. Welche Folgen gab es letztendlich für unsere Kunden in dieser für uns alle nicht einfachen Situation und was ändert sich auf jeden Fall in Zukunft?

Bereits seit vielen Jahren schlagen viele Experten Alarm und weisen immer wieder darauf hin, dass wir in Deutschland einen großen Rückstand zu anderen Ländern in Bezug auf Digitalisierung haben. Die aktuelle Situation in der CORORNA-Krise zeigt mit aller Brutalität, dass der Zustand in den öffentlichen Betrieben und Einrichtungen, Schulen, Kindergärten und Kindertagesstätten sowie in einigen Wirtschaftsbereichen den Ansprüchen einer Industrienation nicht gerecht wird. Es mangelt sowohl an Infrastruktur als auch an digitalen Produkten und Dienstleistungen, sowie ganz einfach am Knowhow der Mitarbeiter, was das digitale Arbeiten anbelangt.

Viele Unternehmen und Wirtschaftsbetriebe, haben jedoch die Gunst der Stunde genutzt und ihre Arbeitsprozesse auf das neue, digitale Zeitalter umgestellt oder sind noch dabei. Während dieser Zeit, haben sie festgestellt, dass die Umstellung der Arbeitsabläufe alles andere als einfach ist, jedoch wenn man es richtig macht, dann funktioniert auch das problemlos. Zum Teil waren viele von ihnen auf einmal mit einfachen, aber unerwarteten Problemen konfrontiert, als sie versucht haben ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken.

Zu Beginn der Krise, als viele Unternehmen ihre Arbeit auf Homeoffice umstellen wollten, stellten mehrere von ihnen fest, dass sie nicht genügend Notebooks hatten, die mit der notwendigen Software und Lizenzen ausgestattet waren, um sie im Homeoffice nutzen zu können. Notebooks zu bekommen und diese Einsatzbereit zu machen, war dann ebenfalls kein einfach zu lösendes Problem, weil der Markt auf einmal, wie leergefegt schien. Da die Lieferzeiten von 5 bis hin zu 20 Werktagen reichten, glich dieses Szenario für viele einem Fiasko! Ähnlich sah die Sache mit den Kommunikations- und Peripheriegeräten aus. Schließlich kann ich als Arbeitgeber niemanden dazu zwingen, seinen bzw. ihren privaten Drucker zuhause zu benutzen oder ihre bzw. seine privaten Handys und Telefone für Firmengespräche zu nutzen.

Telefonkonferenz, oder einfach „TelKo“ genannt, hat mittlerweile zusammen mit dem Wort „CORONA-Krise“, sehr gute Chancen als Unwort des Jahres gewählt zu werden!

Weitere Probleme stellten bei einigen Unternehmen die externen Zugriffe auf das firmeneigene Netzwerk dar. Konnten sich bspw. die Mitarbeiter über eine VPN-Verbindung auf den jeweiligen Terminalservern anmelden und arbeiten, so stellte sich keine Frage nach der Hardware. Allerdings haben viele Unternehmen plötzlich festgestellt, dass ihre DSL-Leitungen für diese Art von Arbeit nur bedingt geeignet waren, weil sie unter der Last der vielen externen Zugriffe zusammenbrachen. Das stellte die Unternehmen schnell vor neue, nicht geahnte Herausforderungen.

Wenn über dieselben Leitungen auch noch täglich Telefon- und Videokonferenzen liefen, war der „Spaß“ einfach nur grenzenlos!

Die Probleme, mit denen das eine oder andere Unternehmen bei seiner IT-Infrastruktur und der Hardwareausstattung konfrontiert waren, sind nichts im Vergleich zu den „altbewährten“ analogen Arbeitsweisen und den damit verbundenen Arbeitsprozessen. Hier zeigte sich bei vielen Unternehmen, wieviel Nachholbedarf sie tatsächlich haben und wie dramatisch die Lage eigentlich ist. Die Arbeitsprozesse, die aus einer fest definierten Abfolge von Einzelschritten und aufgabenbezogenen Tätigkeiten zur Erreichung eines definierten Ziels bestehen, können eben nicht im Handumdrehen geändert werden. Zumal, wenn diese Tätigkeiten Aufgaben implizieren, die zeit-, ort- und menschengebunden sind. Besonders hart traf es die Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse nicht digitalisiert haben oder vor der CORONA-Krise nicht digitalisieren wollten und auch der Arbeitsprozessautomatisierung eher skeptisch gegenüber stehen bzw. standen.

Einfaches Beispiel, welches die Dramaturgie solcher Probleme sehr gut verdeutlicht, ist die Verbuchung einer Rechnung durch die Fachkraft in der Buchhaltung. Ist dieser Prozess weder digitalisiert noch automatisiert, so muss eine Person:

• die Rechnung in Empfang nehmen,
• diese anschließend auspacken,
• Eingangsstempel darauf setzen,
• in den Ordnern nach der entsprechenden Bestellung zu dieser Rechnung suchen,
• eventuelle Fragen klären,
• um sie dann irgendwann mal in das Buchhaltungsprogramm einzugeben und zu verbuchen,
• abschließend muss diese Rechnung auch noch in einem Ordner abgeheftet werden!

Wie soll dieser Prozess im Handumdrehen aus dem Homeoffice erledigt werden, wenn alles darauf ausgelegt ist, vor Ort sein zu müssen? Die Antwort ist einfach: GAR NICHT!

Das ist nur ein Beispiel von vielen, die wir in unserer Praxis sehr oft sehen und wobei wir unsere Kunden unterstützen, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Das obige Beispiel zeigt viele Facetten, die bei der Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen eine wichtige Rolle spielen und dabei nicht nur den Kernprozess betreffen. Auch die vielen vor- und nachgelagerten Prozesse, spielen hier eine wichtige Rolle und müssen bei der Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen ebenfalls berücksichtigt werden.

Es spielt keine Rolle, wie gut Ihre IT-Infrastruktur ist und wieviel Hardware Ihnen zur Verfügung steht, selbst die Arbeitsprozesse spielen eine untergeordnete Rolle, wenn die Mitarbeiter, die in diese Arbeitsprozesse involviert sind und die die vorhandene IT-Infrastruktur nutzen sollen, nicht in der Lage sind oder nicht gewillt sind, sich zu verändern. Digitale Transformation kann nicht nur technisch und organisatorisch erfolgen. Vielmehr müssen sich die Mitarbeiter weiterentwickeln und digitales Denken lernen wollen.

Damit meinen wir vor allem, dass die Mitarbeiter sich zum Teil von den alten Denkmustern lösen müssen und das alte Handeln und „altbewährte“ Arbeitsmethoden verlernen müssen, um bereit für Neues zu sein.

Beispiele dafür gibt es viele. So haben bspw. die meisten Unternehmen sehr schnell gelernt, dass die wöchentlichen Meetings auch wunderbar digital und virtuell mit Hilfe von Microsoft Teams oder anderen Diensten abgehalten werden können. Zahlreiche unserer Kunden haben großartige Vorteile, wie z.B. das schnelle Teilen von Dokumenten oder ihrer Bildschirme, um ein Problem oder Sachverhalt direkt in der Runde zu klären, für sich erkannt.

Auch dass es nicht unbedingt notwendig ist, ein Dokument auszudrucken und Kommentare darauf schreiben zu müssen, um dieses mit den Kollegen später besprechen zu können. Wozu auch, wenn ein Dokument geteilt und gemeinsam bearbeitet werden kann? Das spart nicht nur Papier und Geld, sondern auch sehr viel Zeit und führt letztendlich zu einer effizienteren Arbeitsweise.

Aber auch das mussten viele erst lernen und sich von der alten Arbeitsweise verabschieden, was keinesfalls für jedermann unproblematisch verlief. Die Vorteile der neuen (digitalen) Arbeitsprozesse und positiven Rückmeldungen unserer Kunden überwiegen jedoch eindeutig.

Die CORONA-Krise, auch wenn sie noch lange nicht vorbei ist, hat jetzt schon gezeigt, dass es auch in dieser schwierigen Zeit Chancen gibt, die genutzt werden können und auch unbedingt genutzt werden müssen. Gerade jetzt können Mitarbeiter, Manager, Chefs und Firmeninhaber direkt von den digitalen Prozessen und neuen Arbeitsweisen profitieren. Die Mitarbeiter und Manager sind sensibilisiert und sehr offen, was das Thema digitale Transformation und Optimierung von Arbeitsprozessen angeht, weil Sie täglich mit den Problemen der analogen Welt konfrontiert werden und diese schnellstmöglich hinter sich lassen möchten. Die Chefs und die Firmeninhaber erkennen die Vorteile und sind nach unserem Empfinden so offen wie noch nie und so reif wie noch nie, in dieses Thema zu investieren, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen.

Wir haben aber auch sehr positives Feedback von unseren Kunden erhalten, die sich für die zuvor erfolgreich abgeschlossenen Projekte in den Bereichen Office 365, Arbeitsprozessoptimierung und Mitarbeitertrainings bedankt haben. So hat uns bspw. der Inhaber und Geschäftsführer der BREDDY’s GmbH aus Wien geschrieben, dass sie durch die Zusammenarbeit mit uns, in kürzester Zeit die Arbeiten und Prozesse auf Homeoffice umstellen konnte, ohne einen Hauch an Performanceverlust zu spüren. Solche Rückmeldungen unserer Kunden bestärken uns enorm und geben uns die Kraft und die Energie für neue spannende Projekte!

Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Analyse und Strukturierung der Arbeitsprozesse und begleiten Sie auf dem Weg der digitalen Transformation mit unserem Knowhow und unseren Erfahrungen auf diesem Gebiet.

autorEN

Text und Inhalt

Vitali Fuchs

Geschäftsführer, Profilium GmbH