Prozessoptimierung – Diese Schritte führen zu langfristigem Erfolg

In vielen Unternehmen wird der Prozessoptimierung noch zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei kann gerade durch eine kluge und sinnvolle Automatisierung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen, bares Geld gespart werden. Wichtig ist hierbei, sich im Vorfeld über die einzelnen Prozesse im Klaren zu sein und diese genaustens aufzunehmen. Nur so kann an den besten und richtigen Stellen am Ende gezielt optimiert werden.

Doch was ist notwendig, um eine vernünftige und vor allem langfristig, sich rentierende Optimierung der Arbeitsprozesse durchzuführen? Wir erklären Ihnen die notwendigen Methoden und Vorgehensweisen für die Prozessanalyse und welche Schritte Sie beachten müssen, um Ihre Arbeitsprozesse am Ende bestmöglich zu optimieren.

Um eine vernünftige Prozessoptimierung gewährleisten zu können, müssen Sie zuerst dort anfangen, wo die Prozesse ausgeführt werden. Bei Ihren Mitarbeitern! Jeder Prozess sollte detailliert aufgenommen -, jeder Arbeitsschritt notiert werden. Letztendlich soll so der gesamte Prozess aufgezeichnet werden. Hierbei ist eines klar: Sie brauchen die Hilfe Ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Schaffen Sie Transparenz! Dazu gehört auch, dass Sie im Vorwege offen und unmissverständlich kommunizieren, was das Ziel der Optimierung sein soll, so dass sich niemand kontrolliert oder verunsichert fühlen braucht.

Durch eine offene Darstellung der Prozessplanung schaffen Sie Vertrauen und den nötigen Durchblick in Ihrer Unternehmenskultur. So können Sie bereits im frühen Stadium der Prozessaufnahme und Prozessanalyse Fehler erkennen. Nehmen Sie alle Prozesse auf, lassen Sie jeden Mitarbeiter daran teilhaben und mitwirken. Alles auf Augenhöhe, da jeder Prozess gleichwertiges Potenzial besitzt. Am Ende sehen Sie vielleicht schon erste Punkte für eine Optimierung. Die Aufnahme von Arbeitsprozessen ist kein „Selbstgänger“, nicht selten geschieht es hierbei, dass die Unternehmen die nötige distanzierte Blickweise verlieren und sich damit in eine Sackgasse manövrieren. Eine externe Betrachtung kann da sehr hilfreich sein! Die Kuppelsicht ist dabei besonders sinnvoll, um sich nicht in fachlichen Kleinigkeiten zu verzetteln. Ein externer Berater fokussiert sich dabei genau auf das wesentliche innerhalb der Prozessplanung und bietet eine ganzheitliche und objektive Sicht. Dabei kann es sogar vom Vorteil sein, wenn die spezifischen Fachkenntnisse nicht im Detail vorhanden sind, weil es um den Arbeitsablauf als solches geht.

Wie werden die Arbeitsprozesse also am besten aufgenommen? Eine Einfache Variante wäre, wenn Ihre Mitarbeiter über Ihre Abläufe befragt werden. Ein Mitarbeiterinterview bietet sich dafür am besten an. Achten Sie jedoch darauf, ein neutrales sicheres Umfeld zu schaffen. Der Mitarbeiter sollte keine Hemmungen bekommen, vor Ihnen oder seinen Kollegen seine Arbeitsweise zu präsentieren. Stellen Sie die richtigen Fragen und notieren Sie sich vielleicht sogar kleine Zeitabschnitte, die für einzelne Schritte benötigt werden. Auch hier ist der Blick von außen oft entscheidend. Einem externen Berater werden viel schneller Unstimmigkeiten oder Probleme geschildert, als jemand Bekanntes aus dem Unternehmen oder gar noch dem eigenen Vorgesetzten. Seine unvoreingenommene Art die Fragen zu stellen, hilft dabei die bekannten und unbekannten Aktionen und Handlungen besonders schnell aufzunehmen. Die einzelnen Arbeitsschritte können so ausführlich notiert und objektiv dargestellt werden.

Wie Sie die Arbeitsschritte strukturieren, erfahren Sie in unserem Beitrag: „In drei Schritten zu strukturierten und optimierten Arbeitsprozessen“.

Viele Prozesse im Unternehmen unterliegen einer Standardisierung. Aufgaben werden nach demselben Schema aufgenommen, bearbeitet und abgeschlossen. Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen sind, machen diese Prozesse meist schon ohne wirkliches nachdenken, ganz routiniert. Eigentlich könnte man meinen, dies wäre ja schon eine hervorragende Art Arbeitsaufträge abzuschließen. Doch was viele nicht bedenken: überall wo Abläufe standardisierbar sind, sind sie eben auch automatisierbar. Zudem kommt, dass so gut wie alle automatisierbaren Prozesse auch direkt digitalisiert werden können. Sämtliche Arbeitsschritte, die Ihre Mitarbeiter bereits „wie im Schlaf“ auswendig können, können also ganz einfach mithilfe einer sinnvollen Digitalisierungsstrategie, in sogenannte Schattenprozesse umgewandelt werden. Das heißt, sie laufen automatisiert im Hintergrund ab, ganz ohne die konsequente Präsenz eines Arbeitnehmers. Ihre Mitarbeiter werden demnach, um genau diese Prozesse, in ihrer Arbeit erleichtert. Das schafft Raum für kreatives Denken und Aufgaben, die mehr Konzentration und spezifisches Fachwissen erfordern.

In jedem Unternehmen gibt es aber auch Arbeitsabläufe, die jeder Mitarbeiter macht, für die es aber noch keine klare Struktur gibt. Jeder Mitarbeiter löst in der Regel solche Aufgaben auf seine ganz persönliche Art und Weise. Auch hier gilt: Standardisieren Sie alles was standardisierbar ist. Die Anpassung der Prozesse an das zukünftige Unternehmenswachstum, ist besonders wichtig und sollte nie aus dem Fokus geraten!

Seien Sie guter Zuhörer und lassen Sie Ihre Mitarbeiter reden und Ihnen erzählen, wie sie ans Ziel kommen. Unterscheiden Sie zwischen Prozessplanung auf dem Papier von der Umsetzung in der Praxis.

Die Mitarbeiter sind Wissensträger in Ihrem Unternehmen. Wir empfehlen Ihnen gesondert darauf zu achten. Nicht selten zeigen die Mitarbeiterinterviews, wo sogenannte Wissenssilos entstanden sind und wer über diese Silos „wacht“. Das bedeutet, dass sich bestimmtes Wissen von einigen Mitarbeitern zum Beispiel nur innerhalb einer Abteilung befindet und nur auf Nachfrage weitergegeben wird. Es herrscht eine Intransparenz zu anderen Abteilungen oder Kollegen. Dabei wäre es doch großartig, wenn Ihr ganzes Unternehmen von den Kompetenzen einzelner Mitarbeiter profitieren und lernen kann. Ihre Mitarbeiter sollen sich nachhaltig entwickeln und ein sinnvoller Schritt dahin, ist der interne Wissenstransfer. Ermitteln Sie die Wissensträger und überlegen Sie sich eine Möglichkeit Informationen für alle transparent darzulegen. Fördern Sie auch die allgemeine Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Neben digitalen Tools und Verbesserung des Intranets, gibt es noch weitere zahlreichen Möglichkeiten, wie die Mitarbeiter ihr Wissen proaktiv mit ihren Kollegen teilen können. Sprechen Sie uns gerne darauf an und vereinbaren Sie am besten gleich ein kostenloses Beratungsgespräch.

Ein guter Arbeitgeber weiß, „Mitarbeiter sind das wertvollste Gut eines Unternehmens und sind damit auch das wichtigste Erfolgskapital (…)“(Hans-Olaf Henkel). Wieso sollten sie also, nach einer erfolgreichen Prozessoptimierung, auch nur auf einen Ihrer Mitarbeiter verzichten wollen? Gerade wenn Sie Effizienz und Wachstum anstreben! Dort, wo die Prozesse automatisiert – und die Mitarbeiter entlastet werden, entsteht neuer Raum für mehr Kapazitäten. Ihr Unternehmen hat jetzt die Möglichkeit zu wachsen. Und das kann es, ohne dass Sie schnell wieder neue Mitarbeiter einstellen oder eben entlassen müssen. Wichtig ist hierbei nur auf eines zu achten: Eine Prozessoptimierung bringt immer eine Veränderung mit sich. Mitarbeiter müssen aus ihren teils langjährigen Abläufen herausgebrochen werden und sich neu anpassen, vielleicht sogar etwas nicht Gekanntes dazu lernen. Nicht bei jedem Mitarbeiter wird dies auf Freude und Bereitschaft treffen. Hier müssen Sie überlegen, wo sich eine Förderung lohnt und wo man sich von Mitarbeitern letztendlich trennen muss. Schließlich geht es dabei nicht um einzelne Personen, sondern um das Unternehmen als Ganzes und damit um viele Arbeitsplätze und langfristigen Erfolg.
Eins ist aber klar: der Aufwand, eine durchdachte Prozessoptimierung zu betreiben steht dem Erfolg des Unternehmens in keinem nach! Und Sie haben die Möglichkeit mit denselben Mitarbeitern das Wachstum Ihres Unternehmens zu sichern und sogar auszubauen. Wer will da schon auf seine Mitarbeiter, das Top-Insiderwissen und die unschätzbaren Erfahrungswerte freiwillig verzichten? Nutzen Sie entstehende Synergieeffekte und sichern Sie den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens, ganz egal allein oder mit externer Unterstützung!

Auch wenn in schwierigen Zeiten sich der Markt verändert, oder es eine schlechte Marktsituation gibt, lassen sich die Arbeitsprozesse an den „Change“ anpassen. Festgefahrene Prozesse können aufgelöst und neu strukturiert werden. Hören Sie auf Ihre Mitarbeiter, schaffen Sie Transparenz und werden Sie sich aller Arbeitsabläufe im Unternehmen bewusst. Das notwendige Wissen und Knowhow sind in den meisten Unternehmen vorhanden. Sie wollen nur entdeckt und strukturiert dargestellt werden. Ein zuverlässiger Partner gibt Ihnen dabei die notwendigen Impulse und zeigt Ihnen den Weg, den Sie dann allein oder mit seiner Unterstützung gehen können. Hier können Sie ansetzen und am schnellsten Prozesse zu verschlanken. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken!