13. Mai 2020

In drei Schritten zu strukturierten und optimierten Arbeitsprozessen

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Anleitung und Tipps zur Erfassung, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen

Jedes Unternehmen, welches schonend und effizient mit seinen Ressourcen umgehen will und gleichzeitig die Produktivität und Wirtschaftlichkeit steigern möchte, beschäftigt sich mit seinen Arbeitsprozessen. Arbeitsprozesse, die sich aus einzelnen Tätigkeiten und Arbeitsschritten zusammensetzen, müssen einerseits standardisiert andererseits flexibel und schnell anpassbar sein. Standardisierung auf der einen Seite und Flexibilität auf der anderen Seite, sorgen nicht nur für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei bestehenden Arbeitsabläufen, sondern bieten auch schnellere Anpassungsmöglichkeiten bei neuen oder geänderten Marktanforderungen. Die Frage ist nur, wie erreicht man das gewünschte Resultat? Was muss man dafür tun und wie können die Unternehmen feststellen, ob ihre Arbeitsprozesse gut strukturiert sind und auf die neuen Marktanforderungen flexibel und schnell reagieren können?

In diesem Blogartikel wollen wir uns genau mit diesen Themen auseinandersetzen, Ihnen die Möglichkeiten zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe erfassen und optimieren können.

Unsere wertvollen Tipps aus mehrjähriger Berufspraxis und vielen erfolgreich durchgeführten Projekten, sollen Ihnen Anregungen und Ideen liefern, wie Sie Ihr Ziel schneller erreichen können, ohne dafür hohe Beraterhonorare zahlen zu müssen.

In drei Schritten zu strukturierten und optimierten Arbeitsprozessen

Schritt 1: Die Frage nach dem WAS, WIE und WARUM klären.

In den meisten Unternehmen entwickeln sich die Arbeitsabläufe über Jahre, wenn nicht Jahrzehnte. Zum Teil wachsen und verändern sich diese zusammen mit dem Wachstum und den Veränderungen im Unternehmen. Jedoch allzu oft erfahren wir von unseren Kunden, dass diese Entwicklung nicht im Gleichschritt erfolgt. Dabei verändern sich nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch die Mitarbeiter, die in die einzelnen Arbeitsschritte involviert sind. Oft wächst und verändert sich ein Unternehmen schneller und dynamischer als seine Arbeitsprozesse. Unabdingbare Folge solcher Entwicklungen sind große Divergenzen zwischen dem, was die eigentlichen Anforderungen aus dem Business sind und den zur Realisierung dieser Anforderungen existierenden Arbeitsprozessen. Daher empfehlen wir zunächst die Fragen nach dem WAS, WIE und WARUM zu klären.

WAS: bedeutet, was mache ich eigentlich genau? Was sind die konkreten Anforderungen und was soll eigentlich erreicht werden? Jeder Mitarbeiter, der in einen bestimmten Arbeitsprozess involviert ist, muss genau wissen was er tut und warum er das tut? Und das im gesamten Arbeitsprozess, von der ersten Aktion, bis zum letzten Schritt! Das bedeutet, dass Sie den Arbeitsprozess erfassen müssen, in die einzelnen „Teil“ Schritte zerlegen müssen, um die Beteiligten im gesamten Prozess zu identifizieren. Dabei müssen alle Beteiligten einander kennen und genau wissen, was von ihnen erwartet wird und was bzw. welche Ergebnisse (Dokumente, Informationen, Daten usw.) sie liefern müssen. Dabei hilft Ihnen ein Datenflussdiagramm die notwendige Übersicht über die einzelnen Aktivitäten zu bekommen. Sobald diese Frage geklärt ist, können Sie sich mit den nächsten Fragen befassen. Das bedeutet nach dem Warum und nach dem Wie!

WARUM: heißt, vor allem einander zu verstehen. Wird ein Datenflussdiagramm sorgfältig erstellt, wird jedem Beteiligten sehr schnell klar, warum die einzelnen Arbeitsschritte notwendig sind und wer der Datenlieferant und wer der Nutznießer ist? In diesem Zusammenhang ist es wichtig herauszuarbeiten, wer für welche Teilschritte oder gar für den gesamten Arbeitsprozess verantwortlich ist. Die Prozessverantwortlichen müssen allen Beteiligten bekannt sein und über die notwendige Entscheidungsbefugnis verfügen. Sollten Sie feststellen, dass Sie zu viele Prozessverantwortliche haben (auch das soll vorkommen) bzw. gar keine Prozessverantwortlichen haben, dann hätten Sie schon die erste Baustelle identifiziert.

Anschließend kann auch die Frage nach dem WIE klären, d.h. wie bzw. in welcher Form, die einzelnen Arbeitsabläufe zu realisieren sind und die notwendigen Ergebnisse (Dokumente, Informationen, Daten usw.) geliefert werden müssen.

Expertentipp

Schreiben Sie die einzelnen Schritte auf. Dabei ist die Detailtreue sehr wichtig, um mögliche Ineffizienzen feststellen zu können und Optimierungsbedarf zu erkennen. Besonders interessant wird es, wenn Sie die einzelnen Aktivitäten und Aktionen aufschreiben. Sie werden überrascht sein, wie viele neue Erkenntnisse Sie über Ihre Arbeitsabläufe gewinnen werden.

Schritt 2: Erfassung und Strukturierung von Arbeitsprozessen

Sobald Sie die Fragen nach dem WAS, WIE und WARUM geklärt haben, ist die Erfassung und Strukturierung von Arbeitsprozessen, nur noch „Formsache“. Natürlich passiert das nicht von allein und Sie müssen noch einiges dafür tun. Dadurch aber, dass Sie vorher schon Ihre Aktivitäten und Arbeitsabläufe dokumentiert und in einem Datenflussdiagramm abgebildet haben, ist ein großer Teil der notwendigen Arbeiten bereits getan.

Auch wenn Sie eine solide Basis und ein gutes Gefühl für die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen bekommen haben, ohne die Zuarbeit Ihrer Mitarbeiter wird nichts funktionieren. Daher ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter und vor allem die Prozessverantwortlichen von Anfang an mit im Boot zu haben. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie alle darüber aufklären, warum Sie die Arbeitsprozesse erfassen möchten und welches konkrete Ziel Sie damit verfolgen. Offene und transparente Kommunikation ist in diesem Schritt elementar wichtig, sonst fühlen sich die Mitarbeiter überwacht und sorgen sich um ihre Arbeitsplätze.

Expertentipp

Für die Erfassung von Arbeitsprozessen können konkret mehrere Methoden und Werkzeuge eingesetzt werden. Eine sehr verbreitete Methode, die oft für diesen Zweck zum Einsatz kommt, sind die Mitarbeiterinterviews. Darüber hinaus können auch Zeitmessungen und Beobachtungen am Arbeitsplatz die notwendige Klarheit über die einzelnen Arbeitsschritte und den Arbeitsprozess insgesamt liefern.

Sobald Sie die notwendigen Informationen über die Arbeitsprozesse zusammengetragen haben, können Sie sich im Folgenden mit der Strukturierung dieser Prozesse befassen. Bei der Strukturierung der Arbeitsprozesse steht die „WIE“-Frage im Mittelpunkt. Das bedeutet: WIE und in WELCHER Reihenfolge sind die einzelnen Schritte zu erledigen? Besonders entscheidend ist in diesem Zusammenhang die Frage nach der Digitalisierung von Arbeitsprozessen und der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sollte Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen ein angestrebtes Ziel sein, um die gewünschte Effektivität und Effizienz zu erreichen, dann müssen Sie sich die Frage stellen, ob die notwendige Infrastruktur und das Knowhow vorhanden sind.

In vielen Unternehmen hängt die Erledigung von einzelnen Arbeitsschritten sehr stark von den Einzelpersonen ab, weil diese entweder die einzigen sind, die über das notwendige Knowhow verfügen oder den gesamten Prozess überblicken. Daher dienen die Erfassung und Strukturierung von Arbeitsprozessen auch dazu, solche Problemfelder zu identifizieren und zu beseitigen. Wissenstransfer und die Beschreibung von Arbeitsprozessen sind hier die notwendigen Voraussetzungen, um die Arbeitsschritte so zu gestalten, dass diese in kürzester Zeit auch von anderen Mitarbeitern übernommen werden können.

Expertentipp

Checklisten sind ein besonders wirksames Werkzeug. Diese haben sich in vielen Branchen und Bereichen längst durchgesetzt und gehören zu alltäglichen Routinen. Jeder kennt, dass die Piloten, bevor Sie zum Start ansetzen, mehrere Checklisten nach dem Vier - Augen - Prinzip durchgehen. Das tun Sie auch, wenn Sie bereits 1.000 Stunden geflogen sind und etliche Start- und Landemanöver hinter sich haben.

Schritt 3: Optimierung von Arbeitsprozessen

Nach dem alle Arbeitsprozesse erfasst und strukturiert sind, kann der letzte Schritt, die Optimierung der Arbeitsprozesse, folgen.

Dabei ist es zum einen wichtig zu wissen, was genau optimiert werden soll und wie die Erreichung der Optimierungsziele gemessen werden kann.

Häufige Optimierungsthemen sind:

  • Verkürzung der Durchlaufzeiten,
  • Schnellere Bearbeitung der einzelnen Aufgaben,
  • Kostenreduktion,
  • Qualitätsverbesserung usw.

Nehmen wir als Beispiel „Schnellere Aufgabenerledigung“ oder „Verkürzte Durchlaufzeiten“. Hier ist es wichtig, entweder konkrete Stückzahlen, prozentuale Verhältnisse oder andere sinnvolle Kennzahlen zu definieren und die passenden Messverfahren festzulegen. Dabei empfehlen wir unseren Kunden stets auf die Transparenz sowie offene und klare Kommunikation zu achten.

Expertentipp

Die Erfassung, Beschreibung und Strukturierung von Arbeitsprozessen haben noch einen weiteren sehr praktischen Vorteil. Sollte Ihr Unternehmen beispielsweise eine ISO 9001 Zertifizierung anstreben, dann können Sie sicherlich viele Inhalte übernehmen und sich sich auf dem Weg zu Ihrem ISO 9001-Qualitätsmanagementsystem einiges an Arbeit sparen.

Bei der Arbeitsprozessoptimierung können grundsätzlich unterschiedliche Methoden zum Einsatz kommen. Es gibt viele bekannte und in der Praxis oft eingesetzte Methoden, wie z.B.

  • KAIZEN,
  • Lean Management,
  • Business Process Reengineering,
  • 5S-Methode uvm.

Es ist jedoch nicht entscheidend, welche der einzelnen Methoden Sie in Betracht ziehen, sondern vielmehr, wie sinnvoll die eine oder andere Methode für Ihre Zielerreichung ist!

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Erfassung, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen, eine Aufgabe ist, die sehr viel Spaß machen kann. Jedoch muss diese Arbeit selbst, gut durchdacht und vorbereitet sein, damit sie zu gewünschten Resultaten führt.

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Text und Inhalt

Vitali Fuchs
Geschäftsführer, Profilium GmbH

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